Chuyển văn phòng là một dịch vụ hiện đại không còn xa lạ trong cuộc sống hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện công tác chuyển nhà một cách hiệu quả. Vì vậy, Vinamoves sẽ chia sẻ kinh nghiệm về danh sách các việc cần làm khi chuyển văn phòng ở bài viết sau đây.
Xác định thời gian chuyển văn phòng
Xác định thời gian chuyển văn phòng được xem là bước khá quan trọng và là tiên quyết trong quy trình mà doanh nghiệp cần cân nhắc. Việc lựa chọn được thời điểm thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi và phân bố hiệu quả các công việc được sắp xếp hợp lý.
Bên cạnh đó, theo kinh nghiệm thì thời gian mà bạn có thể lựa hiệu quả nhất là vào những ngày cuối tuần. Lúc này, bạn và toàn bộ nhân viên sẽ có nhiều thời gian hơn, hạn chế ảnh hưởng đến công việc hiện tại của công ty.
Từ đó, vừa có thể đẩy nhanh và kịp tiến độ, vừa tạo sự gắn kết giữa các đồng nghiệp với nhau vì mục đích chung của công ty.
Lập kế hoạch cần làm khi chuyển văn phòng
Nếu không có một kế hoạch checklist các công việc cần làm, bạn dễ mắc phải tình trạng thiếu sót những hạng mục quan trọng. Hãy lập kế hoạch thật chi tiết, có như vậy bạn mới có thể kiểm soát tối đa được các công việc cần làm.
Nếu bạn đang gặp khó khăn chưa biết lập và triển khai kế hoạch chuyển văn phòng ra sao thì hãy theo dõi các bước mà Vinamoves chia sẻ sau đây:
Thiết kế, trang trí nội thất
Là bộ mặt đại diện cho công ty, việc setup lại toàn bộ nội thất là một việc cần thiết, hãy bảo đảm mọi thứ đều được bố trí ngăn nắp, hài hòa, và thuận tiện nhất. Đặc biệt là sắp xếp và ổn định chỗ ngồi, sơ đồ vị trí cho mỗi bộ phận, mỗi nhân viên.
Chuẩn bị trang thiết bị văn phòng
Nếu bạn chuyển văn phòng mới có cơ sở tương đương với văn phòng cũ thì việc chuẩn bị trang thiết bị là điều khá dễ dàng. Tuy nhiên, nếu trong trường hợp bạn muốn mở rộng quy mô công ty thì hãy cố gắng bổ sung thêm thiết bị, máy móc đầy đủ để phục vụ cho công việc được tốt nhất.
Thay đổi địa chỉ
Chắc chắn bạn không thể bỏ sót qua bước này, vì đây chính là khâu quan trọng giúp toàn bộ khách hàng của công ty bạn có được thông tin về địa chỉ mới mà bạn mới chuyển đến, điều này sẽ giúp cho mối quan hệ giữa bạn và đối tác được duy trì bền vững.
*Lưu ý: bạn hãy xem xét trong việc thông báo chuyển văn phòng đến đối tác ít nhất là 3 tháng trước khi bắt đầu di chuyển văn phòng đến cơ sở mới. Tránh tình trạng thông báo quá trễ sẽ ít nhiều gây ảnh hưởng đến công việc giữa đôi bên.
Chuyển dịch vụ điện thoại và internet
Đứng trên nền công nghệ 4.0, dĩ nhiên doanh nghiệp của bạn không thể hoạt động và làm việc hiệu quả nếu không có internet. Vì vậy, điện thoại và internet được xem là 2 yếu tố cần thiết mà bạn không nên bỏ sót đâu nhé!
Bên cạnh đó, hãy tìm hiểu và nhờ đến các dịch vụ lắp đặt uy tín có chuyên môn trong lĩnh vực này để hỗ trợ cho công ty được hoàn tất nhanh gọn và hiệu quả.
Chuẩn bị vật dụng và sắp xếp chuyển dọn
Để bảo đảm các thiết bị, dụng cụ, tài liệu của công ty bạn được bảo toàn trọn vẹn thì việc sắp xếp và đóng gói chính là phương án mà bạn có thể thực hiện ngay lúc này. Kéo, băng keo, thùng carton, mút xốp,..là những vật dụng không thể thiếu mà bạn cần chuẩn bị đầy đủ.
Mỗi thiết bị, vật dụng sẽ có những tính chất khác nhau. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị vật liệu đóng gói phù hợp, tránh gây hư hỏng, mất mát.
Riêng các tài liệu quan trọng liên quan đến công ty, nhất là những chứng từ có giá trị về mặt pháp lý, bạn nên kiểm tra và rà soát lại tất cả, sau đó mới tiến hành đóng gói. Lúc này, chúng ta vừa có cơ hội kiểm lại tất cả giấy tờ, đồng thời sẽ tiết kiệm được thời gian khi sắp xếp ở cơ sở mới.
Bên cạnh sự hỗ trợ của các nhân viên trong công ty, nếu điều kiện cho phép, bạn hãy thuê các dịch vụ hỗ trợ chuyển nhà uy tín để bảo đảm nhanh gọn, an toàn, tiết kiệm được thời gian và sức lực.
Hoàn trả mặt bằng
Trước khi có thể di chuyển đến cơ sở mới, hoàn trả mặt bằng về vị trí cũ được thỏa thuận trước đó là công tác chính thức cho việc chấm dứt hợp đồng với mặt bằng cũ.
Bảo đảm mọi các đường dây điện, đường mạng, máy lạnh điều hòa… đều phải được thu dọn hoàn tất và trở lại vị trí ban đầu.
Trên đây mportlandhomes.com đã cung cấp toàn bộ thông tin về danh sách các việc cần làm khi chuyển văn phòng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tham khảo và thực hiện khi cần đến. Nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói TPHCM thì hãy liên hệ ngay với Vinamoves qua thông tin liên hệ dưới đây nhé.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Trụ sở chính: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, P. 27, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
VPĐD: 247 Lê Văn Thịnh, Phường Cát Lái, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 098 278 88 80 – 0286 258 9547 – 0286 258 9548 – 1800 9224
Email: info@vinamoves.com
Website: https://www.vinamoves.vn